Word Belgesinin Gerçek Oluşturulma Tarihini Meta Verilerle Bulma

Word belgesinin gerçek oluşturulma tarihi nasıl bulunur sorusu özellikle gazetecilik, hukuki uyuşmazlık, fikri mülkiyet ve denetim süreçlerinde sıkça karşılaşılan bir noktadır. Çoğu kullanıcı dosyanın Windows Gezgini’nde görünen oluşturulma tarihine bakar ve bunu belgeyi yazma tarihiyle eş değer kabul eder. Oysa gözle görünen bu tarih aslında işletim sisteminin dosya sistemine yazma anına dair bir kayıttır ve belge içerisindeki gerçek içerik tarihiyle her zaman örtüşmez. Dosya e-posta eki olarak alınmış, farklı bir bilgisayara kopyalanmış, yedeklenmiş ya da bulut depolamadan indirilmişse dosya sistemi tarihi sıfırdan başlar. Bu nedenle teknik olarak güvenilir bir değerlendirme için dosyanın kendisinin taşıdığı dahili meta veriye bakmak gerekir. Dahili meta veri, dosyanın üretim sürecinde Office uygulaması tarafından yazılan ve belge paketinin içinde saklanan zaman damgalarıdır. Bunlar manipüle edilebilir olsa da, kim değiştirmiş, hangi uygulama sürümüyle açılmış ve ne zaman kaydedilmiş gibi ipuçlarını ortaya çıkarır. Tek başına bir tarih bilgisi hukuki bir kanıt oluşturmaz, ancak kriptografik parmak iziyle birlikte dokümante edildiğinde bütünlük ve değişmezlik iddiası güçlenir.

DOCX formatı teknik olarak bir ZIP arşividir ve içinde document.xml gibi içerik dosyalarının yanında docProps klasöründe core.xml, app.xml ve custom.xml dosyaları bulunur. Core.xml belgenin Dublin Core sözlüğüne uygun temel özelliklerini taşır. Burada dc:created etiketi ilk oluşturulma anını, dc:modified etiketi son değiştirme anını, dcterms:created ise daha ayrıntılı zaman damgası bilgisini içerir. App.xml içinde ise Word’e özgü uygulama seviyesi bilgiler bulunur. Application, AppVersion, LastPrinted, Words, Characters, Lines, Paragraphs, RevisionNumber ve TotalEditingTime gibi alanlar burada saklanır. Özellikle RevisionNumber art arda kaydetmelerle büyür ve TotalEditingTime düzenleme süresine dair birikmiş veriyi verir. Bu yapı, eski binary .doc formatından farklıdır. .doc dosyaları OLE Compound File formatında olup meta veriye erişim daha az standarttır ve genellikle bir araç gerektirir. .docx’te ise bu bilgiler XML olarak okunabilir ve dışarıdan doğrulanabilir. Burada önemli olan nokta, bu alanların Office tarafından otomatik doldurulması ancak kullanıcı tarafından manuel olarak değiştirilebilmesidir. Örneğin belgeyi açıp Dosya > Bilgiler > Özellikler > Gelişmiş Özellikler yolundan özellikler değiştirilebilir. Bu yüzden tek tarih alanına bakmak yerine bir dizi alanın birlikte tutarlılığına bakmak gerekir.

Pratik olarak en hızlı ilk kontrol Windows Gezgini üzerinden yapılır. Dosyaya sağ tıklayıp Özellikler denildiğinde Genel sekmesinde Oluşturulma, Değiştirilme ve Erişim tarihi görünür. Bu tarihler dosya sistemine aittir. Daha faydalı bilgi için aynı pencerede Ayrıntılar sekmesine geçilir. Burada Yazar, Başlık, Konu, Oluşturulma tarihi, Değiştirilme tarihi, Son değiştiren kişi, Uygulama sürümü, Şifre korumalı mı gibi alanlar listelenir. Bazı durumlarda bu alanlar boş olabilir ya da dosya kopyalandığında yeniden oluşturulmuş gibi görünür. Bu sekme aynı zamanda dosyanın içerisinden okunan meta veriyi yansıtır, yani dosyanın kendisinde var olan değerlerdir. Fakat burada da görünen Oluşturulma tarihi ile dosya sistemindeki Oluşturulma tarihi farklı olabilir ve hangisinin belgenin yazıldığı anı daha iyi yansıttığı duruma göre değişir. Örneğin bir belge 2021 yılında yazılmış, 2023 yılında farklı bir bilgisayara kopyalanmışsa dosya sistemi tarihi 2023 olurken Ayrıntılar sekmesindeki Oluşturulma tarihi hâlâ 2021 kalabilir. Bu tutarsızlık zaten bir inceleme gerektirdiğini gösterir.

Belgeyi Word içinde açtığınızda daha doğrudan bir bakış elde edersiniz. Dosya sekmesinden Bilgiler’e gidildiğinde belgeye dair özet bilgiler ve Özellikler bölümünde Temel Bilgiler gösterilir. Sağ taraftaki Özellikler’i tıklayıp Gelişmiş Özellikler’i açtığınızda Yazar, Başlık, Konu, Etiketler, Oluşturulma tarihi, Değiştirilme tarihi, Son Yazdırma tarihi gibi alanlar görünür. Burada görünen Oluşturulma tarihi, core.xml içindeki dc:created değerinin kullanıcı arayüzüne yansımasıdır. Aynı pencerede Özet sekmesi altında belgenin kim tarafından ne zaman oluşturulduğu, ne zaman değiştirildiği ve toplam düzenleme süresi de yer alır. Bazı kurumsal ortamlarda belge şablonları üzerinden özel XML parçaları da eklenir ve bu alanlar belge şablonunun kendi meta verisiyle zenginleştirilebilir. Örneğin bir şirket şablonu belgeyi oluşturan birim, proje kodu veya onay tarihi gibi alanları otomatik doldurur. Bu alanlar da oluştur